Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

§ 1 Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen im Bereich Finanzen Werkzeuge bereit, um Kunden zu verwalten und Rechnungen zu erstellen, festzuschreiben, zu stornieren und als PDF bzw. E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) abzurufen. Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Diese Vereinbarung gilt, solange der Verantwortliche ein Konto auf Gewerbejobs24.de hat und darin Daten im Bereich Finanzen gespeichert sind.

§ 2 Art der Daten und Betroffene

Daten: Name bzw. Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ansprechpartner, USt-IdNr., Leitweg-ID, Kundennummer, Notizen sowie Rechnungsinhalte (Positionen, Beträge, Daten).
Betroffene: Kunden des Verantwortlichen und deren Ansprechpartner.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht vorgesehen; der Verantwortliche gibt solche Daten nicht ein, auch nicht in Notizen oder Rechnungstexten.

§ 3 Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet. Weisung ist die Nutzung der Funktionen im Bereich Finanzen; weitere Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform an info@42cloudz.de. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Verantwortlichen darauf hin. Er nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung, Auswertungen oder das Training von KI-Modellen.

§ 4 Vertraulichkeit

Personen, die beim Auftragsverarbeiter Zugriff auf die Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für Betrieb, Wartung oder Support benötigen.

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen

• Betrieb auf Servern in Rechenzentren in Deutschland.
• Verschlüsselte Übertragung (TLS) zwischen Browser und Plattform.
• Zugriff nur nach Anmeldung; jeder Betrieb sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Zwei-Faktor-Anmeldung ist für Betriebe verfügbar.
• Administrativer Zugriff nur für berechtigte Personen mit Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Regelmäßige Datensicherungen; festgeschriebene Rechnungen sind gegen Änderung gesperrt.
• Zeitnahe Sicherheitsupdates der eingesetzten Software.

Der Auftragsverarbeiter darf die Maßnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche ist mit folgendem Unterauftragsverarbeiter einverstanden: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Bereitstellung von Servern und Rechenzentrum in Deutschland). Mit ihm besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Weitere oder andere Unterauftragsverarbeiter kündigt der Auftragsverarbeiter mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an; der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und den Bereich Finanzen dann ohne Nachteile kündigen. Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

§ 7 Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des Zumutbaren bei Anfragen von Betroffenen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit), bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Meldungen an Aufsichtsbehörden. Viele Rechte kann der Verantwortliche selbst in Finanzen umsetzen (Kunden bearbeiten, archivieren, Rechnungen abrufen). Wendet sich ein Betroffener direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet dieser die Anfrage an den Verantwortlichen weiter.

§ 8 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, per E-Mail über eine Verletzung des Schutzes der Daten im Bereich Finanzen und stellt die Informationen bereit, die der Verantwortliche für eine Meldung nach Art. 33 DSGVO braucht.

§ 9 Löschung und Rückgabe

Der Verantwortliche kann Rechnungen jederzeit als PDF bzw. E-Rechnung abrufen. Nach Ende des Vertrags, insbesondere nach Löschung des Kontos, löscht der Auftragsverarbeiter die Daten im Bereich Finanzen, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung beim Auftragsverarbeiter besteht. Für die Aufbewahrung der eigenen Rechnungen nach Steuer- und Handelsrecht (z. B. § 147 AO, § 14b UStG) ist der Verantwortliche selbst verantwortlich und sichert sie vor der Löschung des Kontos.

§ 10 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus dieser Vereinbarung nötig sind. Kontrollen vor Ort sind nach rechtzeitiger Ankündigung zu den üblichen Geschäftszeiten möglich, ohne den Betrieb zu stören.

§ 11 Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO; im Übrigen gelten die AGB von Gewerbejobs24.de. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung den AGB vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Die Vereinbarung wird elektronisch geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO); Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung werden im Konto gespeichert.